Une commune de la région Hauts-de-France de 10 000 habitants a souhaité réaliser l’inventaire physique des biens mobiliers, informatiques, véhicules et du CCAS.
L’inventaire devait être suivi d’un rapprochement physico-comptable, ainsi que de la mise en place de la pérennisation des inventaires.
Une équipe de 2 inventoristes et 1 Chef de projet a été constituée, avec la participation d’un superviseur interne, la Directrice Financière de la ville.
Les inventoristes avaient pour consigne de recenser tous les biens inclus dans le périmètre d’inventaire, sur la base des immobilisations fournies.
Au fur et à mesure des inventaires, les inventoristes d’abord, ont procédé au rapprochement, en rattachant leurs inventaires directement aux immobilisations qui leur étaient proposées.
Nos équipe d'analystes, ont également fait ce rapprochement au fil de l’eau, pour les inventaires sur nomenclatures ou les erreurs qui auraient pu être commises.
A la suite de la phase d’inventaire initiale, les procédures de fiabilisation ont été fournies et des formations ont été effectuées dans le cadre de l’inventaire permanent.
De plus, Apsynet intervient ponctuellement avec ses équipes d’inventoristes pour réaliser sur le terrain l’inventaire des nouvelles immobilisations.
Une société publique régionale GIE à destination culturelle a souhaité réaliser un inventaire physico-comptable, dans le but de nettoyer ses immobilisations.
La particularité du projet résidait dans la présence de plusieurs structures gérant historiquement le site, dont un hôtel 4* et un restaurant gastronomique.
Le périmètre concernait 1 750 immobilisations pour un inventaire physique prévisible de 6 000 biens environ.
Quatre sources d’immobilisations ont été intégrées à l’outil LIRAO, pour constituer un fichier global.
L’inventaire qui s’est déroulé sur un mois environ a permis d’identifier 5598 objets, dont 3010 ont été étiquetés et 2588 ont fait l’objet d’un constat seul, sous la forme d’un comptage.
Les inventaires physiques ont été géolocalisés et rattachés à une immobilisation. En fonction des résultats, l’affectation initiale du matériel a pu être modifiée.
L’ensemble du matériel éligible dans tous les sites visités a été étiqueté, ce qui autorise à la fois des campagnes de contrôle d’inventaire, mais aussi la tenue d’un inventaire permanent. Ce dernier a par ailleurs été mis en place en 2018 et continue encore d'être mis à jour.
Tout nouveau matériel arrivant dans le parc doit être étiqueté ou constaté pour garantir la viabilité de cet inventaire.
Un établissement public à caractère industriel et commercial, gère un ensemble de salles de spectacles et d’exposition. Pour mettre en œuvre ses manifestations culturelles l’établissement dispose à ce titre d’un important parc de matériel. Ce parc est réparti sur plusieurs espaces de stockage
A côté du parc de matériel technique il gère un parc de matériel de servitude et de maintenance du site.
Ces matériels sont gérés par un prestataire privé en termes d'immobilisations.
En 2012, L'établissement a souhaité recenser et étiqueter ces matériels (100 000 biens pour un total de 55000 immobilisations), ainsi que les classifier pour plus de lisibilité.
L'objectif in fine était de gérer et de planifier les opérations, soit en utilisant le matériel interne soit en louant des équipements complémentaires.
La première étape a consisté à collecter les immobilisations du système actuel et à les recenser dans notre solution.
Dans un second temps, ont été ajouté les biens issus d'un autre logiciel utilisé précédemment, matériels amortis mais toujours en service.
L’inventaire initial a permis d'éliminer des matériels disparus et de localiser les matériels en exploitation. L'établissement est désormais autonome pour le suivi logistique.
La mise en place initiale a eu lieu en 2012, la solution est toujours en service et son périmètre a été étendu à la programmation des missions de recherche de spectacle dans le monde et de transport de biens liés, ainsi qu'au suivi des dépenses induites.
Une ville des Hauts-de-Seine de 28 000 habitants nous a missionnés en 2022 pour la réalisation de l’inventaire de ses biens mobiliers sur l’ensemble des sites de la commune, avec pour objectif de pouvoir rapprocher comptablement la réalité physique du terrain.
Notre prestation s’est déroulée en deux temps, puisque la deuxième partie de l’inventaire concernait le recensement du mobilier neuf acquis pour l’ouverture d’une toute nouvelle médiathèque ainsi que celui d’une école récemment ouverte.
En tout ce sont :
Grâce à l’acquisition d’un parc de matériel dédié à l’inventaire, à la formation de ses agents et à la transmission de procédures de fiabilisation, la ville est maintenant autonome dans la gestion et la pérennisation de son inventaire physique.
Un hôpital du Sud de la France a fait appel à nos équipes en 2023 pour que nous réalisions l’inventaire des biens mobiliers et du matériel médical présents sur quatre sites :
Lors de cette mission nous avons :
Les agents de l’hôpital ont à présent acquis les bonnes pratiques et procédures d’inventaire grâce à la formation dispensée par leur Chef de Projet attitré, ainsi que l’acquisition du matériel nécessaire pour faire vivre leur inventaire sur de nombreuses années.
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